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Procédures d'élaboration et d'adoption des budgets des établissements publics, agences d'exécution et autres organismes similaires


Les établissements publics, agences d'exécution et organismes assimilés bénéficient d'une autonomie financière. Toutefois, l'exécution de leur budget est soumise à une adoption par l'organe délibérant et une approbation des autorités chargées des tutelles technique et financière. Aprés l'adoption par la tutelle technique (ministére auprés duquel reléve l'organisme), les projets de budgets ou comptes prévisionnels sont transmis au Ministére de l'Economie et des Finances (MEF) pour approbation. Cette approbation est effectuée à   la suite d'un processus relatif aux modalités des prévisions budgétaires, au calendrier budgétaire et aux modalités des modifications budgétaires.
Une fois le projet de budget transmis au MEF, les services financiers compétents procédent à  son examen (point III).

I. Les modalités de prévisions budgétaires :

Les budgets et comptes prévisionnels des structures susvisées sont préparés par les services compétents de la direction générale de l'organisme sur la base :
1. des informations financiéres sur l'exécution des budgets des années précédentes fournies par les services de l'Agent comptable ;
2. des notifications de subventions ou autres concours reçues des responsables de structures qui les octroient (l'Etat et/ou les partenaires techniques et financiers).

II. Le calendrier budgétaire

1. dés le mois d'octobre de chaque année, au plus tard, les services compétents de l'ordonnateur élaborent les premiéres esquisses budgétaires ;
2. au plus tard le 20 novembre de l'année qui précède celle au titre de laquelle ils sont établis, les projets de budgets définitifs ou les comptes prévisionnels doivent être soumis à l'organe délibérant ;
3. au plus tard le 10 décembre de l'année qui précéde celle au titre de laquelle, les projets de budgets sont élaborés, l'organe délibérant de l'organisme doit arrêter définitivement lesdits projets de budgets ou comptes prévisionnels ;
4. une fois votés, les projets de budgets ou comptes prévisionnels doivent être transmis aux autorités de tutelle avant le début de la nouvelle année (au plus tard le 31 décembre). A défaut, le projet de budget ne peut être exécutoire. Toutefois si les projets de budgets ne sont pas transmis dans cette période, mention est faite des dispositions de l'article 13 qui pose 4 hypothéses :
- si le défaut de vote est lié à   l'organe délibérant, l'organe exécutif est autorisé à exécuter le budget le temps nécessaire à   l'organe délibérant et aux autorités de tutelle d'approuver lesdits projets. Ainsi la transmission du budget aux autorités de tutelle doit être accompagnée de l'exécution qui en est déjà  faite ;
- si la le défaut de vote est du fait des services de l'ordonnateur, la Direction exécutive est autorisée à faire recouvrer les recettes et à   exécuter les dépenses exigibles tels que les salaires et les charges sociales, les loyers et les échéances d'emprunt à   la limite du douziéme des services votés (régle du 12eme provisoire posée) ;
- si le projet de budget est adopté et transmis à   temps mais n'a pu être approuvé par les autorités de tutelle dans les délais impartis, la direction générale peut exécuter intégralement le budget à   raison du douzième des services votés
- si le projet de budget n'a pu être voté par l'organe délibérant jusqu'au 31 mars de l'année de la gestion, il est arrété d'office par les autorités chargées des tutelles technique et financière.

III. Documents à   joindre au projet de budget soumis à   l'approbation du MEF.

Les documents exigés en sus du projet de budget sont notamment :
- le procés verbal d'adoption du budget par l'organe délibérant ; ce qui permet de s'imprégner des grandes décisions qui ont été prises et leur conformité par rapport à   la loi d'orientation sur les agences ainsi que ses textes subséquents mais aussi des décrets mettant en place les établissements publics ;
- une note de présentation détaillée sur la pertinence des inscriptions budgétaires (en ressources comme en charges),
- la situation d'exécution de l'année écoulée pour vérifier l'état d'exécution et les soldes de l'année ;
- la situation des effectifs et de la masse salariale (à  travers le modéle annexé à   la circulaire de préparation du budget pour apprécier les charges de personnel par rapport au total du budget);
- la grille salariale (pour apprécier les salaires du PCO, du DG et des autres agents de la circulaire conformément au décret plafonnant les rémunérations des DG et de PCO) ;
- la situation du parc automobile pour apprécier sa vétusté ou non; ce qui permet de le corréler aux inscriptions budgétaire en terme de carburant, des entretiens et réparation de véhicules mais aussi des prévisions d'achat de véhicules ;
- un contrat de performance conformément à   la loi d'orientation sur les agences ; ce qui permet d'apprécier l'orientation stratégiques et opérationnelles de la structure à travers des indicateurs de performance ou de résultats ;
En sus, le projet devra respecter scrupuleusement les régles du plan comptable du SYSCOA comme référentiel de prévision budgétaire ou des comptes prévisionnels; ceci permet de vérifier si les imputations sont correctes ou erronées. A cet occasion, un model de présentation du budget leur est notifié.

IV. Les modalités relatives aux modifications budgétaires :

Si les modifications budgétaires bouleversent les grandes masses du budget, elles sont présentées aux organes délibérants et transmises aux autorités de tutelle dans les mêmes formes que le projet de budget. Il en est ainsi lorsque qu'il ya virement d'un compte principal à   un autre compte principal.
Toutefois si les modifications interviennent entre des sous comptes d'un compte principal, elles sont seulement transmises à   l'organe délibérant et non aux autorités de tutelle.
NB : les modifications budgétaires doivent être accompagnées de justificatifs suffisamment motivés pour être approuvés par les autorités de tutelles.

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